Le système d’information est un ensemble d’éléments en interaction qui assurent la collecte, le traitement et la communication de l’information. Ce système d’information qui comprend les supports techniques n’exclut pas les hommes qui sont chargés de le maintenir. Si la gestion met au service des décideurs un véritable pouvoir de pilotage il crée des données riches qu’il est important de stocker à l’intérieur d’un moule adapté: c’est la base de données qui doit être bien modélisée et construite.
Les méthodes de conceptions de base de données peuvent donc intéresser les gestionnaires qui doivent intégrer des informations dans des fichiers numériques.
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Utilité en terme d’ergonomie et de repérage avec la codification
L’utilité du système d’information va bien au delà de l’aspect numérique des données. Il peut toucher le besoin de se repérer géographiquement pour déstocker des produits. Prenons le cas d’une pharmacie ou d’un grand magasin où il faut gérer beaucoup de produits et déstocker les médicaments à la commande du client. Il est difficile pour une nouvelle recrue de mémoriser l’emplacement exacte de chaque produit. Des produits qui ont été rangés et ordonnés suivant une logique seront faciles à retrouver. La solution la plus optimale/avantageuse dans ce genre de cas est d’opter pour une identification et une codification relatives.
Dans l’identification relative, les produits sont classés suivant une catégorie et porte le code ou le numéro de la catégorie parente.
Considérons que la première rangée sur 100 de la pharmacie comporte les produits antalgiques avec un code Ant ou 001.
le deuxième étage des collyres avec un code Col ou 002. Le premier produit antalgique stocké sera noté Ant-1 ou 001-1, et le premier collyre noté Coll-1 ou 002-1. Cette codification sur la machine permettra au vendeur lors de sa recherche sur la machine de localiser le niveau où est situé le produit.
Mise en pratique des bonnes règles modélisation en de gestion.
.<<Je suis commercial, j’ai plusieurs fichiers excel à dévélopper. Je me perd sur les étapes de conception de mes tableaux. La plupart de mes informations sont redondants. J’ai du mal à gérer mes tables de références client. Ces données ont été collecté depuis 5 ans. Aujourd’hui je dois travailler avec un informaticien pour créer un logiciel spécifique. Nous allons devoir épurer ma base de donnée avant de l’intégrer au nouveau logiciel.>>
Les gestionnaires doivent être en mesure de modéliser ou du moins de comprendre la structure de leur base de données. Beaucoup de logiciels de gestion peuvent faire appel à des connaissances intermédiaires en matière de base de données SQL. On peut citer dans le cadre de l’intégration des données excel, l’exemple de Power BI qui va exiger d’utiliser des notions de clé primaire et de clé étrangère.
Quand il s’agit aussi de faire des tableaux croisés dynamiques, il faut cerner la nature des relations qui existent entre plusieurs tables d’une base de données.
A part les bases de donnée SQL, la base de données NoSQL tel que xml, json ont une importance dans la ruée vers l’univers numérique. Si la comptabilité intègre de nouvelles idées telles que l’EDI (Echange de données informatisée) et l’EFI (échange de formulaire informatisé) c’est pour promouvoir les principes de facilité d’échange, de la portabilité et la télédéclaration des données comptables.
Automatisation des tâches routinières
Pour peu que la gestion peut tirer de la programmation de scripts et de macros, cette dernière permet de réaliser des gains de temps considérables et éliminer les erreurs de calcul. VBA-Excel peut facilement se croiser avec les travaux de gestion car il est implémenté dans excel. Excel étant à beaucoup de niveau un tableur incontournable.
Garantir l’intégrité du système d’information.
Le système d’information comptable peut souffrir d’actes de malveillance, de faille de sécurité… Il est important de mettre en évidence tous ces risques qui guettent la bonne présentation des états financiers. Ces menaces se situent à tous les niveaux de la gestion de l’entreprise. Pour mieux être préventifs et aguerris, les gestionnaires doivent connaitre les risques liés à leur SI et opter pour des solutions efficaces .
Il est important pour tout corps professionnel de se mettre à jour sur les règlements en matière de protection des données et s’y conformer dans l’exercice de leur métier.
Il faut savoir manager le système d’information en particulier le moyen humain pour que ce dernier ne soit pas corrompu. Pour cela les séances de sensibilisation et de formation des utilisateurs marchent de pair avec le besoin de sécurité et de sûreté. La comptabilité par exemple a été dans beaucoup de cas un centre de malversation et peut intéresser les hackers pour menacer l’entreprise.
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